Kontrola ZUS

Kontrola z ZUS – jak wygląda i jak się do niej przygotować?

Z doniesień „Rzeczpospolitej” wynika, iż w ostatnim okresie ZUS kontroluje zwłaszcza firmy zatrudniające zleceniobiorców przed zmianą przepisów w 2016 r. Wtedy składki od pierwszej umowy na 50 zł pozwalały nie płacić ich od kolejnych kontraktów zawartych z tą samą osobą. Kontrolerzy ZUS kwestionują wydane wcześniej interpretacje i ściągają z firm dodatkowe składki pod zarzutem omijania prawa.

Jak wygląda rozpoczęcie kontroli przez ZUS?

Kontrola ZUS rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o samym zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu informacji o planowanej kontroli ZUS może ją rozpocząć najwcześniej po upływie 7 dni, jednak nie później niż po upływie 30 dni. Istotne – jeżeli Inspektorzy nie pojawią się w firmie podanym w zawiadomieniu terminie mają obowiązek ponownego zawiadomienia i dotrzymania ustawowych terminów. Z zawiadomienia takiego powinien wynikać przede wszystkim zakres kontroli, a ponadto przewidywany czas jej trwania oraz kim są kontrolujący i kogo kontrolują. Kontroli dokonują Inspektorzy oddelegowani przez ZUS lub pracownicy ZUS niebędący Inspektorami (pod warunkiem, posiadania upoważnienia). Przedsiębiorca ma prawo przyjąć kontrolujących w miejscu prowadzenia działalności lub po wyrażeniu przez niego zgody (w formie pisemnej) czynności kontrolne mogą zostać podjęte w siedzibie ZUS.

Za jaki okres ZUS może się domagać dokumentacji?

Kontrola ZUS sięga zwykle nie dalej niż poprzednich 5 lat. W związku z tym przedsiębiorca powinien pamiętać o przechowywaniu dokumentacji związanej z rozliczaniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty, jak deklaracje ZUS-DRA oraz miesięczne raporty (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentację pracowniczą, zgodnie z przepisami, powinno się przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy danego pracownika.

Ile trwa kontrola ZUS?

Czas trwania kontroli zależy od wielkości badanego przedsiębiorstwa. W danym roku kontrola przedsiębiorcy jako płatnika składek ZUS nie powinna przekroczyć terminów: 12 dni roboczych u mikro-przedsiębiorców, 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców, 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców, 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców. Zakończenie czynności kontrolnych polega na sporządzeniu protokołu kontrolnego. Protokół taki powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje przedsiębiorca, u którego miała miejsce kontrola ZUS. Dzień otrzymania przez niego protokołu uważa się za dzień zamknięcia kontroli.

Jak mogę się odwołać od wyników kontroli ZUS?

Jeżeli firma nie zgadza się z wynikiem kontroli ma możliwość wyrażenia swoich zastrzeżeń. Termin na zgłoszenie sprzeciwu w formie pisemnej upływa 14 dnia od daty otrzymania protokołu. Inspektor z ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszony sprzeciw oraz podjąć czynności wyjaśniające. O tym, co zostanie zrobione informuje przedsiębiorcę na piśmie.

Ile mam czasu na złożenie korekt deklaracji ZUS?

W ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu przedsiębiorca, który zgadza się z wynikiem kontroli ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące lub te, w zakresie których wykazano braki. W sytuacji, gdy płatnik nie wywiąże się z ww. obowiązków, Inspektor ZUS w terminie jednego lub dwóch miesięcy wydaje decyzję. Po jej uprawomocnieniu przedsiębiorca jest zobowiązany dokonać stosownych korekt w terminie kolejnych 30 dni. Płatnicy składek, którzy prowadzą jednoosobową działalność, w związku z czym odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, zwykle są “bezpieczni”. Co do zasady ZUS nie wszczyna bowiem wobec nich postępowania kontrolnego, ponieważ sprawy wyjaśniane są na bieżąco. Jednak przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników muszą być przygotowani, że spotka ich kontrola ZUS.

Andrzej Radzisław

Andrzej Radzisław

Radca prawny, partner Kancelarii Goźlińska, Petryk & Wspólnicy. Ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych. Był przez 14 lat zatrudniony w centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - Departamencie Ubezpieczeń i Składek, gdzie m.in. brał udział w opiniowaniu aktów prawnych związanych z ubezpieczeniami oraz analizował wydawane przez ZUS interpretacje w zakresie ich zgodności z obowiązującymi przepisami, kontrolował jednostki terenowe ZUS.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *